HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
Onder “de vereniging” wordt in dit reglement begrepen Fotoclub Stadskanaal
HOOFDSTUK II: MIDDELEN
Artikel 2 Financiën en andere middelen
- De vereniging ontvangt contributie, subsidies, entreegelden, schenkingen en andere baten, om de verenigingsactiviteiten te kunnen realiseren.
- Het bestuur ontvangt van de penningmeester periodiek (minimaal 1 keer per kwartaal) informatie inzake de financiële positie van de vereniging.
- Bij een verenigingsactiviteit die meer kost dan 15% van de jaarbegroting, rapporteert de penningmeester vanaf de start van de activiteit minimaal 1x per maand over de kostenontwikkeling.
- Bij een verenigingsactiviteit die de begroting van de vereniging te boven gaat en waarvoor aanvullende inkomsten verworven moeten worden, wordt een beslismoment door het bestuur
opgelegd dat er op gericht is te voorkomen dat er kosten gemaakt gaan worden waar geen middelen voor zijn. - Het bestuur is gerechtigd verplichtingen aan te gaan namens de vereniging indien de Algemene Leden Vergadering de geraamde kosten in samenhang met een geduide activiteit heeft goedgekeurd. Kosten die gemaakt worden door anderen dan het bestuur vereisen vooraf toestemming van het bestuur of dienen onder een goedgekeurd reglement te vallen.
- De vereniging streeft er naar aan het begin van het boekjaar een financiële reserve te hebben van minimaal 1/3 van de begrootte contributie van het komende verenigingsjaar.
- Het bestuur voorziet jaarlijks in een controle van de boekhouding, middels het instellen van een kascommissie.
- De kascommissie bestaat uit 2 leden alsmede een reserve lid. Benoeming geschied voor een periode van 2 jaar.
Artikel 3 Contributie - De contributieregeling kent 1 tarief. Alle leden betalen contributie, ook de ereleden.
- De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld.
- De contributie dient voor 1 april van ieder jaar betaald te zijn, middels het toezenden van een factuur.
- Indien binnen deze periode de contributie niet is voldaan volgt een herinnering en waar nodig na 14 dagen een aanmaning. Mocht de contributie daarna nog niet zijn voldaan dan behoudt
het bestuur zich het recht voor om de vordering uit handen te geven. - Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na de eerste aanmaning niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan.
- In overleg met de penningmeester kan er voor worden gekozen om een betalingsregeling te treffen.
- Leden die gedurende het jaar lid worden betalen een deel van de jaarcontributie. Dit houdt in dat leden die in het 1 e kwartaal lid worden de volledige contributie voldoen. In het 2 e kwartaal ¾ deel van de contributie. In het 3 e kwartaal ½ deel van de contributie en in het 4 e kwartaal ¼ deel van de contributie.
- Aspirant-leden kunnen gedurende een 2-tal clubavonden de clubbijeenkomsten gratis bijwonen.
Versie 2024.1 dd. 21 maart 2024
Huishoudelijk Reglement Fotoclub Stadskanaal Pagina 2
HOOFDSTUK III: LEDEN
Artikel 4 Leden
- Een besluit tot niet-toelating wordt tijdens een gewone verenigingsbijeenkomst mondeling toegelicht. De reden van niet-toelating wordt tevens op de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering aan de leden toegelicht.
- De afgewezene ontvangt schriftelijk mededeling van het besluit tot niet-toelating.
- Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen (voor zover zij optioneel zijn doorgegeven), e-mailadres en evt. websiteadres van de leden zijn opgenomen. De in het register opgenomen persoonlijke informatie van een lid is niet in te zien door niet-leden zonder
toestemming van dat lid. De persoonlijke informatie mag wel worden gedeeld binnen het bestuur. Daarnaast mogen de leden toestemming geven om de gegevens te delen onder de medeleden. - Op voorstel van het bestuur kan de Algemene Leden Vergadering een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen.
- Leden leven tijdens het lidmaatschap de statuten, reglementen en bestuursbesluiten van de vereniging na en gedragen zich naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en schaden de belangen van de vereniging niet.
- Van een door de vereniging gedane opzegging kan de betrokkene binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van het bestuur in beroep gaan. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
- Het bestuur beslist betreffende het beroep en deelt het besluit schriftelijk aan de betrokkene mede. Hiermee is het beroep beëindigd.
- Er is geen beperking in het ledental. Het bestuur voorziet in een beleid met betrekking tot de organisatie in relatie tot de omvang van de vereniging.
- Uitgangspunt is dat een ieder lid is voor het gehele jaar. Opzegging van het lidmaatschap kan geschieden gedurende het lopende jaar. Echter met dien verstande dat de opzegging ingaat op 1 januari van het volgende jaar. Een en ander onder de voorwaarde dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen. Dus voor 1 december. Opzegging kan
uitsluitend schriftelijk geschieden bij de secretaris. - Bij overlijden van een lid zal de secretaris er zorg voor dragen dat het lidmaatschap op 1 januari volgende op het moment van overlijden automatisch wordt beëindigd.
HOOFDSTUK IV ALGEMENE LEDEN VERGADERING (ALV)
Artikel 5 Organisatie en bijeenroepen Algemene Leden Vergadering
De leden ontvangen bij de agenda van de Algemene Leden Vergadering bij elk agendapunt een toelichting.
Artikel 6 Stemmen. - Een schriftelijke stemming is anoniem.
- Briefjes welke niet behoorlijk zijn ingevuld worden als ongeldig aangemerkt. In geval van twijfel beslist de voorzitter.
- Voor wat betreft de uitslag van de stemming worden leden die een ongeldige stem hebben uitgebracht geacht niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
- De inhoud van elk stembriefje wordt door een assistent voorgelezen en door de secretaris geadministreerd. De voorzitter brengt direct verslag uit aan de vergadering.
HOOFDSTUK V: BESTUUR
Artikel 7 Bestuur - Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken op basis van goedgekeurd beleid en neemt in spoedeisende zaken beslissingen. Zij legt over haar handelen en het gevoerde beleid
verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering. - Als het bestuur dat wenst kunnen maximaal 3 extra bestuursleden benoemd worden. Een extra bestuurslid kan aangewezen worden als vicevoorzitter. Een ander extra bestuurslid
vervangt de secretaris of de penningmeester. De regeling wordt door het bestuur aan de Algemene Leden Vergadering meegedeeld. - Indien het bestuur uit meer dan 3 leden bestaat wordt de voorzitter nimmer door de secretaris of de penningmeester vervangen. De secretaris mag wel de penningmeester vervangen.
- Het bestuur vergadert 6 maal per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.
Versie 2024.1 dd. 21 maart 2024
Huishoudelijk Reglement Fotoclub Stadskanaal Pagina 3
- Beslissingen binnen het bestuur worden genomen middels meerderheid van stemmen. Hierbij heeft ieder bestuurslid 1 stem. Mocht de stemming staken (dus geen meerderheid) dan komt het voorstel te vervallen.
- Een voorstel kan uitsluitend in stemming worden gebracht indien er minimaal 3 bestuursleden aanwezig zijn.
Artikel 8 Aftreden bestuur
- Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd door de Algemene Leden Vergadering.
- Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.
- Een volgens het rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar, maar maximaal 3 maal.
Artikel 9 Mededelingen aan de leden De communicatie tussen het bestuur en de leden vindt plaats via email en/of via de website
en/of via een nader te bepalen medium. Een en ander te beoordelen door het bestuur. - De leden worden geacht een e-mailadres te hebben ter bevordering van een snelle communicatie.
Artikel 10 De voorzitter - De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn/haar afwezigheid vervangt de vicevoorzitter c.q. een vervanger en bij diens afwezigheid een van de andere bestuursleden.
- De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering en de Algemene Leden Vergadering vast.
Artikel 11 Vicevoorzitter
De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
Artikel 12 De secretaris - De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en maakt notulen van de bestuursvergaderingen en de Algemene Leden Vergadering, of: is verantwoordelijk voor het
maken van de notulen. - De secretaris zorgt voor de administratieve voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen.
- De notulen van de Algemene Leden Vergadering worden binnen 3 maanden gepubliceerd.
- De notulen van de Algemene Leden Vergadering worden na vaststelling door respectievelijk het bestuur en de Algemene Leden Vergadering, door secretaris en voorzitter ondertekend en gearchiveerd.
- De secretaris verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.
- De secretaris zorgt voor het bijhouden van de ledenadministratie;
Artikel 13 De penningmeester - De penningmeester verzorgt de financiële administratie op zodanige wijze dat de financiële rechten en verplichtingen van de vereniging daaruit te allen tijde kunnen worden gekend.
- Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af.
- Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt.
- Het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar legt hij/zij één maand voor de Algemene Leden Vergadering voor aan het bestuur.
- Decharge van de penningmeester gebeurt op basis van de controle van de boekhouding, na goedkeuring door de Algemene Leden Vergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter.
Artikel 14 Overige bestuursleden De overige bestuursleden staan de leden van het bestuur terzijde en zijn verplicht zo nodig hun werkzaamheden over te nemen.
Versie 2024.1 dd. 21 maart 2024
Huishoudelijk Reglement Fotoclub Stadskanaal Pagina 4
Artikel 15 Commissies
- Het bestuur kan voor bepaalde taken commissies benoemen.
- Voor elke commissie wordt door het bestuur een taakbeschrijving afgegeven en kan een reglement worden gemaakt.
- Elke commissie wordt begeleid door een in de taakbeschrijving genoemd bestuurslid.
Artikel 16 Activiteiten van de vereniging
- Het bestuur stelt jaarlijks een beleidsnotitie op waarin is opgenomen welke doelen in de komende periode aandacht gaan krijgen.
- In de beleidsnotitie kunnen de volgende onderwerpen belicht worden:
a. Wat wil de vereniging
b. Hoe heeft de vereniging het georganiseerd
c. Aanpassingsvermogen van de vereniging
d. Geld en middelen
e. Doelgroepen en ledenbeleid
f. Programmabeleid per doelgroep
g. Accommodatiebeleid
h. Vrijwilligers beleid
i. PR beleid
j. Activiteiten en met welk doel uitgevoerd - De beleidsnotitie bevat voor het komende verenigingsjaar een meer gedetailleerd plan, dan voor de jaren daarna.
- De beleidsnotitie wordt jaarlijks op de Algemene Leden Vergadering besproken en (hernieuwd) vastgesteld.
Artikel 17 Huishoudelijke zaken - Het bestuur voorziet in regels inzake het gebruik van het verenigingslokaal, de voorzieningen inzake koffie en dranken en andere voorzieningen.
HOOFDSTUK VI. SLOTBEPALINGEN
Artikel 18 Wijziging Huishoudelijk Reglement - Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de reguliere of een buitengewone Algemene Leden Vergadering met een gewone meerderheid van stemmen.
- Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste één-tiende gedeelte der stemmen van alle leden.
Artikel 19 Slotartikel
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 20 Inwerkingtreding - Dit reglement treedt in werking met ingang van “<datum>.
Vastgesteld in de algemene ledenvergadering gehouden te <plaats> op <datum>.
w.g. “X”, voorzitter
w.g. “Y”, secretaris
w.g. “Z, penningmeester